Tout dossier d’inscription devant être signé par les directeurs ou directrices de thèse, de l’Unité de recherche concernée et de l’Ecole doctorale, il convient de prévoir un délai suffisant pour recueillir les signatures nécessaires avant de déposer le dossier à la Maison du doctorat pour autorisation d'inscription de la direction de l'établissement concerné.
Première année en doctorat
Tous les doctorants doivent s’inscrire au début de chaque année universitaire (art 11 de l’arrêté du 25 mai 2016).
L’inscription en doctorat est conditionnée à l’autorisation préalable du chef de l’établissement, sur proposition de la direction de l'école doctorale, après avis de la direction de thèse et de la direction de l'unité de recherche.
Afin d’être en adéquation avec les différents calendriers des partenaires internationaux ou les prérequis des financeurs, les doctorants en première année financée (CIFRE, financement sur projet de recherche) et/ou sous convention internationale pourront s’inscrire tout au long de l’année universitaire. Néanmoins, ils doivent procéder à leur inscription administrative immédiatement après l’obtention de leur financement.
À partir de la deuxième année en doctorat
Tous les doctorants (y compris les doctorants en cotutelle) doivent renouveler leur inscription au début de chaque année universitaire (art 11 de l’arrêté du 25 mai 2016) selon le calendrier annexé à la présente décision.
Le renouvellement est accordé sur proposition de la direction de l’école doctorale, après avis de la direction de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant (art.13 du même arrêté).
Dérogations
Conformément à l’article 14 de l’arrêté précité, les inscriptions supplémentaires au-delà de trois ans sont conditionnées à l’obtention préalable d’une dérogation, accordée par le chef de l’établissement, sur proposition de la direction de l’école doctorale, après avis de la direction de thèse et du comité de suivi individuel du doctorant, sur demande motivée du doctorant.
Césure (selon les textes nationaux de références en vigueurs)
L’intéressé en formule la demande selon les motifs définis (art 14 du même arrêté).
La durée de la préparation du doctorat pourra être suspendue après accord du chef de l’établissement, sur proposition de la direction de l’école doctorale, après avis de la direction de thèse et de la direction de l'unité de recherche.
Demande de prolongation dans le cadre d’une suspension
L’Intéressé en formule la demande selon les motifs définis (art 14 du même arrêté).
La durée de la préparation du doctorat pourra être prolongée après accord du chef de l’établissement, sur proposition de la direction de l’école doctorale, après avis de la direction de thèse et de la direction de l'unité de recherche.
Droits d’inscription
Les doctorants sont redevables des droits d’inscription tous les ans.
Hors cas d’exonérations, les étudiants doivent s’acquitter, auprès du CROUS, de la contribution vie étudiante et de campus (CVEC) prévue à l’article L841-5-1 du code de l’éducation en utilisant la plateforme « MesServices.etudiants.gouv.fr ».
Si la soutenance n’est pas planifiée avant fin décembre de l’année en cours, les doctorants seront tenus de s’inscrire administrativement, de s’acquitter de la CVEC et des droits d’inscription au titre de la nouvelle année universitaire selon le selon le calendrier annexé à la présente décision.
Les doctorants autorisés à effectuer une césure bénéficient des droits réduits.
En dehors de la césure, les interruptions de thèse ne peuvent exister. Sans inscription administrative selon le calendrier annexé à la présente décision, le doctorant sera réputé avoir abandonné son cursus.
Les demandes de co-direction de thèse, de co-encadrement et de confidentialité de la thèse se font lors de l’étape d’inscription en thèse. Le doctorant doit également signer la charte du doctorat et la convention de formation doctorale. Cette convention précise, en accord avec les directions de thèse et de l'unité de recherche, le déroulement de la thèse et son environnement matériel. Une fois l’inscription terminée (administrative et pédagogique), le doctorant peut accéder à sa page personnelle de l’application SyGAL via son espace numérique de travail (ENT). Les étapes suivantes de la thèse sont gérées via cette application.
La thèse peut pour diverses raisons avoir un caractère confidentiel. Dans ce cas, le doctorant doit impérativement remplir une attestation de confidentialité.
La durée de la thèse est de trois ans pour les doctorants. Il est toutefois possible après accord de l'Ecole Doctorale et de la direction de l'établissement de prolonger cette durée :
d’une année dite dérogatoire pour les doctorants contractuels, soit quatre années de thèse au total.
de trois années dérogatoires pour les autres doctorants, soit six années de thèse au total.
Les doctorants sont représentés dans les différents conseils des établissements pour défendre leurs droits et être force de proposition. Les associations des doctorants offrent un autre espace de construction du doctorat en Normandie et un lieu de rencontre entre doctorants issus de différents domaine scientifiques. Les coordonnées sont:
- Les représentants des doctorants au sein des Ecoles Doctorales : noms et coordonnées indiqués sur la page web de l’Ecole Doctorale dans la rubrique « les écoles doctorales de Normandie université ». Ces représentants sont de droit invités au Conseil des Ecoles Doctorales.
- Les représentants des doctorants au Conseil Académique de Normandie Université:
- Yohan MARC, yohan.marc@etu.univ-rouen.fr
- Aimie LE SAUX, aimie.le-saux@etu.univ-lehavre.fr
Si vous souhaitez rejoindre l'association des doctorants de Normandie, visitez le site mormandie doc et inscrivez vous pour participer à l'animation doctorale en Normandie.
Les doctorants bénéficiant d'un contrat doctoral peuvent obtenir un avenant à ce contrat en cas d'activités complémentaires accordées annuellement.
Ces activités complémentaires sont :
- une mission d’enseignement
- une mission de diffusion de la culture scientifique et technique : rédaction d'articles, journalisme scientifique, mise en place et animation d'ateliers pédagogiques et d’événements publics ...
- une mission de valorisation de résultats de la recherche : promotion de la technologie, prospection, étude sur le dépôt d'un brevet, activité de veille technologique, recherche d'applications pour une technologie...
- une mission doctorale d’expertise : analyse juridique, étude de marché ou de faisabilité, conseil, recherches bibliographiques, expérimentations, enquêtes, accompagnement de projet...
Les trois premières missions peuvent être proposées aux doctorants après appel à candidature par les établissements d’inscription en thèse selon des procédures propres à chaque université ou école.
Concernant la mission doctorale d’expertise, le doctorant ou l’Unité de Recherche peut être à l’origine du contact. La demande peut également émaner d’une entreprise, association ou autre partenaire qui informe alors les pôles doctoraux de leur volonté d’avoir recours à des compétences d’un doctorant. Les pôles doctoraux contactent alors les doctorants pouvant potentiellement répondre à cette demande. Pour plus d’informations, consultez mission doctorale d’expertise.
Les missions citées ci-dessus peuvent être accordés annuellement à tous les doctorants, y compris les doctorants sans contrat doctoral s’ils sont âgés de moins de 28 ans au 1er septembre de l’année Universitaire ou à des doctorants ayant une activité professionnelle.
Ces missions peuvent vous être proposées par un établissement, une UFR ou un département d’enseignement. Vous devrez signer un contrat d’agent temporaire vacataire indiquant la mission confiée et le nombre d’heures à assurer.
Le cœur de votre doctorat est votre projet de thèse mené au sein d’un laboratoire labellisé et sous la responsabilité d’un directeur de thèse habilité. Vous allez ainsi acquérir et développer des compétences grâce aux activités que vous allez mener tout au long de votre projet de recherche. L’objectif de la formation doctorale est de compléter cette formation dite « à la recherche et par la recherche » pour vous préparer à la poursuite de votre parcours professionnel. Il est donc nécessaire que les modules de formation doctorale que vous allez choisir soit en cohérence avec votre projet professionnel.
L’offre de formation est ouverte sur les métiers de demain et elle s’adresse à tous les doctorants quel que soit leur domaine scientifique. Elle est composée :
- De modules et parcours mutualisés mis en place et gérés par le CED, transverses à l'ensemble des secteurs de recherche des ED et ouverts à tous les doctorants. Pour l’offre 2021-2022, consultez offre de formation ;
- De modules disciplinaires mis en place et gérés par chaque ED et répondant aux besoins spécifiques de ses doctorants et présentés dans leur Règlement Intérieur (voir règlement intérieur accessible à la page web de l’ED dans la rubrique « les écoles doctorales de Normandie université »). Attention, des éventuelles obligations de suivi (formation, module, volume horaire …) ont été fixées pour chaque ED et sont également détaillées dans leur Règlement Intérieur.
Chaque doctorant doit avoir un comité de suivi pour sa thèse. Etabli dès la première année, ce comité de suivi est là pour accompagner le déroulement de la thèse et vérifier que tout se passe bien. Les membres du comité ne pourront pas être pré-rapporteurs au moment de l’arrivée de la thèse à soutenance. Les compositions de ces comités et les modalités spécifiques à chaque discipline sont précisées dans les règlements Intérieurs de votre Ecole Doctorale de rattachement (accessible via le lien de votre Ecole Doctorale, page d'accueil "Ecoles Doctorales"). Pour prendre connaissance de ce règlement intérieur, allez à la page "Ecoles Doctorales", puis cliquez sur le lien de votre Ecole Doctorale. Vous accéderez ainsi à sa page d'information et à son règlement intérieur.
En fonction des obligations définies par votre Ecole Doctorale, un rapport peut vous être demandé chaque année. Votre réinscription en thèse est alors conditionnée à la réception de ce rapport annuel. Ce rapport est à déposer signé et en version PDF dans SyGAL avant le 30 juin.
Selon les obligations définies par votre Ecole Doctorale, vous devez rédiger un rapport d'activité de fin de thèse au moment de votre soutenance. Dans ce cas, les données indiquées doivent couvrir l'ensemble de la thèse. Il doit être déposé signé et en version PDF dans l’application SyGAL au maximum 1 mois avant votre date de soutenance. Son dépôt conditionne votre autorisation de soutenance.
La demande de soutenance doit être déposée et validée sur SyGAL au moins deux mois avant la date de soutenance. Les étapes suivantes de la soutenance sont ensuite entièrement conduites via cette application. Pour connaître la procédure de soutenance et de dépôt de thèse via SyGAL, consultez le guide de soutenance et de dépôt de de thèse développé dans l'onglet "guide d'utilisation de SyGAL".
Attention, le jury de thèse doit répondre aux règles définies par le décret sur la formation doctoral :
N.B. : En fonction des disciplines, le jury doit respecter un équilibre entre hommes et femmes.
La soutenance est autorisée par le chef d'établissement après réception des deux rapports favorables à une soutenance orale des travaux. Cette soutenance est publique sauf demande de confidentialité déposée préalablement par l'Unité de Recherche.
Un mois au plus tard avant la soutenance de thèse et après validation de la demande de soutenance par le chef de l'établissement d’inscription, le doctorant doit déposer son manuscrit de thèse sous forme numérique dans l'application SyGAL et effectuer ses formalités de dépôt avec l'aide des services des bibliothèques universitaires. Pour connaître la procédure de dépôt de thèse via SyGAL, consultez le guide de soutenance et de dépôt de thèse développé dans l'onglet "guide d'utilisation de SyGAL".
Les rapporteurs reçoivent par courriel une déclaration d’impartialité suivie de la demande du rapport de thèse. En signant cette déclaration d’impartialité, le rapporteur atteste ne pas avoir de liens d'intérêt, qu'ils soient de nature professionnelle, familiale, personnelle ou patrimoniale, avec le doctorant ou la direction de thèse, ne pas avoir eu d'implication dans le travail du doctorant (conformément à l’article 17 de l’Arrêté du 25 mai 2016) et ne pas avoir participé au comité de suivi de la thèse.
Les rapporteurs doivent déposer sur SyGAL via le lien indiqué leurs rapports écrits, datés et signés deux semaines avant la date de soutenance. Le chef d’établissement d’inscription autorise ou non la soutenance au vu des rapports écrits. Une fois la soutenance autorisée, les rapports et convocations sont transmis aux membres du jury. Le directeur de thèse reçoit les documents de soutenance à faire compléter par le président du jury. Pour prendre connaissance de la procédure de dépôt des rapports de thèse via SyGAL, consultez le guide de dépôt du rapport de thèse développé dans l'onglet "guide d'utilisation de SyGAL".
Les membres du jury désignent parmi eux un président qui doit être nécessairement un professeur ou assimilé à l’exception du directeur de thèse. Un rapporteur peut présider un jury de thèse.
À titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance via la visioconférence.
Suite à la soutenance, le président rédige un rapport transmis à l’établissement d’inscription. L’attestation de réussite est délivrée après vérifications des éventuelles corrections demandées par le jury et du dépôt définitif de la thèse à la bibliothèque universitaire. Le diplôme est ensuite délivré au candidat après signature du président de Normandie Université et du recteur d’académie.
Tout doctorant souhaitant changer de directeur ou de co-directeur de thèse doit impérativement remplir un formulaire de changement de direction de thèse.
Tout doctorant souhaitant abandonner définitivement sa thèse doit impérativement remplir un formulaire de déclaration d’abandon de thèse.
Une suspension de thèse peut est accordée de droit à tout doctorant ayant bénéficié d'un congé de maternité, de paternité, d'un congé d'accueil d’un l'enfant ou d'adoption, d'un congé parental, d'un congé de maladie d'une durée supérieure à quatre mois consécutifs ou d'un congé d'une durée au moins égale à deux mois faisant suite à un accident de travail. La durée de la préparation du doctorat est prolongée si l'intéressé formule une demande de prolongation de thèse dans le cas d’une suspension.
Conformément à l’arrêté de 18 mai 2018, un doctorant peut se voir accorder une période de césure insécable de 6 à 12 mois (le début d’une période de césure coïncide nécessairement avec celui d’un semestre universitaire) et ceci s’il peut attester d’une des situations suivantes :
une formation dans un domaine différent de celui de la formation dans laquelle l'étudiant est inscrit ;
Comme l’autorise l’arrêté du 25 mai 2016, le doctorant demeure inscrit dans l'établissement pendant toute la période de césure, Il s’acquitte de la Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC), ainsi que des droits de scolarité au taux réduit.
Durant cette période, le doctorant suspend temporairement sa formation et son travail de recherche. Cette période n’est pas comptabilisée dans la durée de la thèse.
L’établissement garantit au doctorant qui suspend sa scolarité son inscription au sein de la formation doctorale à la fin de la période de césure.
Tout doctorant souhaitant bénéficier d’une période de césure doit impérativement remplir un formulaire de demande d’une période de césure.