Guide d'utilisation de SyGAL

L’application SyGAL « Système de Gestion et d’Accompagnement doctoraL » vous permet de prendre connaissance de la politique doctorale en Normandie et donne accès à la liste des doctorants et docteurs normands. SyGAL offre également aux doctorants et leurs encadrants un outil interactif avec les services des pôles doctoraux et les Écoles Doctorales en permettant une gestion dématérialisée des différentes étapes de la thèse.

Se connecter à SyGAL 

 La page d’accueil vous propose :

Après avoir été identifiés via vos identifiants académiques, vous pouvez accéder aux thèses passées ou en cours. Les données proposées sont :

Attention, les données ne sont complètes que pour les inscriptions postérieures à septembre 2014

Les acteurs de la formation doctorale

Selon votre statut, vous disposer de droits associés dans SyGAL :

SyGAL vous permet une extraction des données relatives aux docteurs et doctorants que vous aurez sélectionnés (clicker sur "Exporter ces thèses  au format CSV" en fin de listing). Hormis les données listées ci-dessus, vous seront également indiquées les informations sur les diplômes d'accès en thèse, les co-tutelles, la durée des thèses et les dates d'abandon de thèse.

SyGAL vous propose une gestion dématérialisée des différentes étapes de la thèse. À votre connexion, vous serez identifiés et votre statut (doctorant, directeur de thèse, etc.) sera indiqué sur la page d’accueil à droite dans le bandeau supérieur.

Attention, vous pouvez être identifiés sous plusieurs statuts (par exemple directeur de laboratoire et directeur de thèse, etc.). Vous devrez sélectionner dans le bandeau supérieur le statut correspondant à votre requête.

Pour le doctorant, il pourra lui être demandé, à la première connexion, un mel ou courriel personnel pour les contacts après la soutenance. Ce mel ou courriel privé n’apparaitra pas sur sa page personnelle.

En cliquant sur l'onglet "soutenance", les directeurs de thèse et de laboratoire peuvent accéder aux demandes en cours des doctorants sous leur responsabilité.

Soutenance de thèse

La demande de soutenance de thèse doit être validée sur SyGAL impérativement deux mois avant la date prévisionnelle de soutenance selon la procédure suivante (prévoir un délai pour permettre la validation administrative dans les délais impartis). L'ensemble des étapes est résumé dans le document planning de soutenance de thèse:

Date et lieu de la soutenance. Composition du jury

La date de soutenance, le lieu, les noms des deux rapporteurs et la composition du jury sont décidés conjointement par le directeur de thèse et le doctorant. Les rapporteurs doivent être habilités à diriger des recherches (ou des scientifiques de renom pour des étrangers) et extérieurs à Normandie Université. Un professeur ou MCF-HDR émérite peut être rapporteur.

Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique, un troisième rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être proposé. Dans le cas d'une thèse conduisant à un label Européen, la thèse doit être évaluée par 3 rapporteurs sont dont 2 membres de l'Union Européenne.

Les rapporteurs ne doivent pas avoir des liens familiaux avec le doctorant ou le directeur de thèse et ne pas avoir pris part aux travaux de la thèse ni à des publications co-signées avec le doctorant pendant les 5 dernières années.

Le jury doit être composé de quatre à huit membres, dont au moins 50% extérieurs à Normandie Université. Au moins la moitié des membres doivent être professeurs ou assimilés (un maître de conférences habilité à diriger des recherches n’entre pas dans cette catégorie). La parité doit être autant que possible recherchée, mais en cas d’impossibilité chaque jury doit comporter au moins un homme et une femme.

À titre exceptionnel, et à l'exception de son président, un membre du jury peut participer à la soutenance via la visioconférence. Dans ce cas, ce membre de jury devra remplir la demande de délégation de signature au président du jury qui vous sera proposé.

Concernant les demandes de délocalisation du lieu de soutenance et de délégation de signature pour un membre du jury en visio-conférence, télécharger le formulaire qui vous sera proposé.

Informations sur la thèse

Indiquez le cas échéant les informations suivantes :

Concernant les demandes de label européen, de thèse en anglais et de confidentialité de la thèse, télécharger le formulaire qui vous sera proposé.

Fichiers associés à la demande

Déversez ensuite dans l'application :

Les justificatifs suivants, si vous avez opté pour ces demandes lors des étapes précédentes :

Les justificatifs pour les membres extérieurs :

Validation de la proposition de soutenance

Lorsque la composition du jury est finalisée et les documents demandés déposés sur le site, le directeur de thèse valide la demande puis celle-ci est successivement transmise pour accord :

En cas de refus justifié, le processus s’arrête et doit être repris dès la première étape.

La composition du jury et les modalités de soutenance validées, le doctorant doit procéder au dépôt de son manuscrit de thèse à la bibliothèque universitaire au plus tard un mois avant la date de soutenance (voir chapitre suivant).

Rapports de thèse

Les rapporteurs reçoivent par mel ou courriel une déclaration d’impartialité suivie de la demande du rapport de thèse.

Les rapporteurs doivent transmettre via le lien indiqué leurs rapports écrits, datés et signés deux semaines avant la date de soutenance. Le chef d’établissement d’inscription autorise ou non la soutenance au vu des rapports écrits. Une fois la soutenance autorisée, les rapports et convocations sont transmis aux membres du jury. Le directeur de thèse reçoit les documents de soutenance à faire compléter par le président du jury.

Soutenance de thèse

Les membres du jury désignent parmi eux un président qui doit être nécessairement un professeur ou assimilé à l’exception du directeur de thèse. Un rapporteur peut présider un jury de thèse.

À titre exceptionnel, et à l'exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance via la visioconférence.

Suite à la soutenance, le président rédige un rapport transmis à l’établissement d’inscription. L’attestation de réussite est délivrée après vérifications des éventuelles corrections demandées par le jury et du dépôt définitif de la thèse à la bibliothèque universitaire. Le diplôme est ensuite délivré au candidat après signature du président de Normandie Université et du recteur d’académie.

Dépôt de thèse

Pour procéder au dépôt de thèse, suivre la procédure décrite dans dépôt de thèse.